Primena propisa o čuvanju arhivske građe u elektronskom obliku (eArhiv) počela je 1. januara 2024. godine.
Stupanjem na snagu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti 2021. godine, oblast uređenja i zaštite dokumentarnog materijala postala je neizostavna i nužna delatnost svih pravnih lica na teritoriji Republike Srbije.
Takođe, donošenjem propisa koji uređuju elektronsko poslovanje i elektronsko upravljanje dokumentima, neophodno je preduzeti metode arhiviranja elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe, izjavila je dr Tatjana Kikić, arhivski savetnik i rukovodilac Arhive Agencije za privredne registre, na seminaru Privredne komore Srbije na temu Uređenje arhive i zakonske obaveze.
Svi državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije, jedinice lokalne samouprave, ustanove i imaoci javnih ovlašćenja u skladu sa Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, imaju obavezu da pređu na arhiviranje u softverskom rešenju, odnosno u informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje dokumentacije.
Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku dužni su da do predaje nadležnom javnom arhivu, osiguraju pouzdano elektronsko čuvanje, u skladu sa propisom kojim se uređuju uslovi za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje i arhiviranje.
Važno je naglasiti da se postupci i propisi koji uređuju oblast zaštite arhivske građe u papirnoj formi, primenjuju i na zaštitu elektronske arhive.
Koordinacija i saradnja sa nadležnim javnim arhivom obavljaće se preko sistema za elektronsko arhiviranje, te će nadzor, ali i stručnu pomoć, javni arhiv obavljati elektronskim putem, i to: nalagati mere zaštite ali i pružati stručnu pomoć stvaraocima dokumentarnog materijala, davati saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, saglasnost za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala, prijem arhivske knjige, predaja elektronske arhivske građe…
Arhivska građa se trajno čuva u obliku u kome je nastala i zato je neophodno da svako pravno lice štiti svoj materijal u izvornoj formi, bez obzira da li on nastaje u analognoj ili elektronskoj formi, shodno propisanom roku čuvanja i uslovima koji će obezbediti njegovu sigurnu zaštitu. Ovo je posebno važno kada se govori o dokumentarnom materijalu koji ima trajne rokove čuvanja, odnosno arhivskoj građi.
Za efikasno arhivsko poslovanje, posebno u cilju prelaska na elektronsko arhiviranje, sva pravna lica su u obavezi da donesu:
· Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
· Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
· Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenta.
Takođe, stvaraoci/imaoci dokumentarnog materijala su u obavezi da svoju Arhivsku knjigu vode na propisanom obrascu, shodno Pravilniku o obrascu arhivske knjige („Sl.glasnik RS“, br. 34/22), pa se tako nadležnom javnom arhivu od ove godine dostavljaju Arhivske knjige isključivo po novom obrascu.
Zakonski rok za dostavu Arhivske knjige nadležnom javnom arhivu je 30. april, zaključila je dr Tatjana Kikić.
