Izbegnite e-mail greške

E-mail komunikacija više nije ekskluzivna. Postala je navika koja se obavlja mehanički, bez mnogo razmišljanja o sadržaju. Ukoliko se razmenjuje sa prijateljima, sadržaj e-mail poruke može da ima propuste i lične posledice, ali, ako je u pitanju poslovna korespondencija, greške ponekad dovode do gubitka kupca, partnera, poverenja…

Evo saveta šta u profesionalnoj e-mail komunikaciji obavezno treba izbegavati.

1. Izbegavajte kritiku. Reči izgledaju mnogo “teže” kada se čitaju na fluorescentnom ekranu nego izgovorene u ličnoj komunikaciji. Moguća su, takođe, pogrešna tumačenja i nerazumevanje, bez mogućnosti da pružite dodatno objašnjenje. Ukoliko baš morate da izrazite svoje neslaganje, napravite ljubazan uvod i kraj pasusa, tako da se kritika nalazi u “sendviču komplimenata”, kako se ovo pravilo komunikacije i inače popularno naziva. Neka sama kritika bude primerena i konstruktivna.

2. Ne šaljite kratke i nevažne e-mail poruke saradnicima ukoliko to što želite da kažete možete da prenesete instant tekstualnom porukom. Svođenje e-mail komunikacije na onu najvažniju je znak vaše profesionalne kompetencije.

3. Ignorisanje e-mail poruke ili odgovor posle dužeg vremena ostavlja veoma loš utisak. Ukoliko ste u gužvi odgovorite kratko sa “hvala, dobio sam poruku”, a zatim, čim stignete, pošaljite adekvatan dopis. Za poslovanje je dobro odmah obeležiti pristigle mejlove po prioritetima, kako biste znali na koje je dobro odgovoriti što pre.

4. Ne duplirajte e-mail poruke ukoliko niste odmah dobili odgovor, bez obzira koliko je hitno. Osobi sa druge strane može se ostaviti i do 48 sati za reakciju, a dosađivanje vršenjem pritiska nije dobro za poslovne odnose.

5. Ne upotrebljavajte emotikone. Oni su namenjeni slanju tekstualnih poruka i svakako su neprimereni u poslovnoj komunikaciji. Čak i kada vam se čini da je apsolutno prikladno određenom sadržaju dodati srce ili smajli, izbegnite ih.

Navedene savete obavezno treba imati u vidu prilikom poslovne korespondencije. Dobro je o svemu razmisliti i kada su privatne e-mail poruke u pitanju – poštovanje e-mail sagovornika, jednostavno, svi mi ponekad izgubimo iz vida.