Događa li vam se često da na e-mail dopis koji vam je veoma bitan danima čekate odgovor? Ako je tako, možda negde grešite, a rešenje je sasvim blizu. Uz podsećanje na savete od pre nekoliko godina koji su i danas aktuelni, evo par dodatnih trikova.
Prvi utisak treba da bude izvanredan, posebno naziv predmeta e-mail-a (subject). Dobro je da naslov bude kratak i, ako može, sadrži poziv na akciju, odnosno odmah upozori primaoca da se očekuje brza reakcija. Ako pišete poznatom poslovnom partneru, unesite i određeni element bliskosti.
Boje kao podloga e-mail poruke ne koriste se često, pa bi diskretna pastelna pozadina izdvojila vaše pismo od drugih. Još bolje je ukoliko izbor boje ima prepoznatljiv smisao.
Dužina e-mail-a je najvažnija. Niko ne želi da troši vreme na čitanje nečijih razmišljanja ili opise stvari koje se podrazumevaju. Ako možete da kažete nešto i izrazite suštinu poruke sa 40-50 reči, bilo bi idealno. Ukoliko imate potrebu da objašnjavate više, stavite poseban dokument u atačment. Primalac će biti spremniji da pročita veću količinu teksta poslatu na ovaj način.
Koristite ime osobe na „kritičnom“ mestu u mejlu. Kod informacije na koju posebno želite da skrenete pažnju, obratite se primaocu, još jednom, njegovim imenom. Ako je u pitanju formalno poslovno pismo, naravno, biće to prezime uz dodatak reči „gospodine“ ili „poštovani gospodine“, ali sve zavisi od prethodno uspostavljenog odnosa.
Pored prvog utiska, u e-mail komunikaciji je važan i poslednji. Možete baš tu da poentirate i kažete ono najvažnije, što će izazvati brz odgovor.
E-mail komunikacija nije mrtva, kako su neki predviđali. Ona je, posebno u današnjim uslovima poslovanja, još „življa“. Oko 300 milijardi poruka razmeni se, širom sveta, svakog dana. Potrudite se, zato, da poštujete pravila i primenite dobre prakse, kako biste u ovoj oblasti bili efikasniji i produktivniji.
