Ukoliko ste vlasnik kompanije ili preduzetnik u biznisu za koji nije potrebna sekretarica, rešenje može da bude virtuelni asistent. On će obavljati različite administrativne zadatke od kuće, u obimu i vremenu koje dogovorite.
Virtuelni asistent obično će vas zameniti u imejl i telefonskoj komunikaciji, održavanju naloga na društvenim mrežama i održavanju ažurnosti sajta, pravljenju različitih pregleda i izveštaja, marketing aktivnostima…
Dobar virtuelni asistent može da doprinese vašem poslovnom uspehu i uštedi novčana sredstva, ali ako napravite loš izbor, posebno ukoliko probleme ne uočite na vreme, ishod će biti suprotan.
Vaša „sekretarica na daljinu“ mora da bude pouzdana, efikasna, iskusna i odgovorna. Pošto nećete moći da je kontrolišete na način na koji biste mogli da je u kancelariji, obratite pažnju na nekoliko ključnih osobina.
Najlakše ćete proveriti njene komunikacione veštine, znanja i opremu koju poseduje, kao i prostor iz kojeg će raditi. Zakažite nekoliko vrsta razgovora onlajn. Ako je zahtev dobro poznavanje engleskog jezika, neka komunikacija bude na engleskom. Postavljajte direktna pitanja i pratite odgovore. Proverite kvalitet pisane komunikacije, način obraćanja, preciznost, usmerenost na važne detalje.
Iako ćete joj dati vremena da nauči podatke važne za vaš biznis, sektor, poslovne partnere, ključna znanja bi trebalo da poseduje na početku, kao i spremnost da brzo uči.
Profesionalizam je nešto teže proveriti prilikom prvog intervjua, ali će vam izvesni suptilni znakovi u tome pomoći. Ako osoba bez dovoljno koncentracije pristupa razgovoru, verovatno misli na nešto drugo i nije zainteresovana onoliko koliko bi trebalo da bude. Ukoliko ste joj dali neki zadatak pre razgovora, na primer da analizira vaš sajt, i ispostavi se da tome nije posvetila potrebnu pažnju, ona nije dobar kandidat.
Mogao bi da bude loš znak i ukoliko vam osoba ne postavlja pitanja o budućem poslu i svojim obavezama. Ako dođe pripremljena na intervju, imaće ih, sigurno. Ukoliko joj je baš sve jasno, dajte joj neki manji nedovoljno definisan posao i proverite da li će pitati u toj situaciji, ili je spremna, što nije dobro, da nejasne stvari odradi bez konsultacije sa vama.
Dajte kandidatu, obavezno, test zadatake i prvih nekoliko dana za probu. Ako vidite da greške nastaju zato što osoba nije proučila i pratila napisane ili rečene instrukcije, ona nije dobar kandidat.
